12314 מאמרים - מנוע לחיפוש מאמרים - פרסום מאמרים חינם

נושא המאמר: סוגי תקשורות של מנהלת
מאת: יעל לוטן - מנכ"לית לוטן תדמיות בע"מ   שמור מאמר למועדפים

סוגי התקשורות של מנהלת

מנהלת שרוצה לעבוד בצורה מסודרת ויעילה חייבת לדאוג שקווי התקשורת שלה יהיו פתוחים ולוודא שלא כל נתון מיותר יגיע לטיפולה.
נורא קל לו לעובד להיות "ראש קטן" וכביכול לא לעשות דברים בלי אישור כדי שאת כמנהלת תוכלי להיות בשליטה . אך לא זו צורת העבודה האופציונאלית. על כל עובד לקחת את מלוא האחריות לתחום עליו הוא מופקד ולדאוג שאת כמנהלת תהיי טרמינל רק לאישור של פעולות מוצלחות ולא לפיתרון בעיות כאשר את נאלצת למצוא יותר פתרונות לבעיות מאשר לתת אישור לפעולות מוצלחות אז ישנם שני אופציות:

1. יש תחתייך עובד גרוע שלא לוקח אחריות.
2. קוי התקשורת שלך מערבלים ואיכשהו משהו לא זורם נכון ואת מתעסקת בדברים שוליים שלא אמורים להטריד אותך בכלל.

מנהלת למעשה זקוקה לארבעה סוגים של תקשורות מהעובדים שלה ואותם אפרט:

1. מידע
2. מינויים ופיטורין של כוח אדם.
3. עניינים פיננסיים.
4. וידועים.

ישנם גם מס' סוגי תקשורות אשר אותן המנהלת ממש לא צריכה על הקווים שלה והם:

1. דרישות להחלטות
2. תגובות לא נאותות ותגובות של " לא יכול"
3. סיבות ל"למה אי אפשר"


דרישות להחלטות – כאשר עובד מבקש ממך להחליט הדבר מעיד על חוסר אחריות.
אנשים מעדיפים שהמנהלת תהיה זו שעושה את הטעויות ומנהלת בהחלט עלולה לעשות טעויות כאשר היא מתבקשת לקבל החלטות בעניינים המרוחקים מאזור הפעולה שלה. מכיוון שאין בידע מידע מספק לגבי התחום על מנת להחליט בצורה נכונה.

תגובות לא נאותות – תגובה לא נאותה היא, על פי הגדרה, תגובה לא נחוצה להוראה.
דבר זה יכול להגיע לדרגה מאוד חמורה מכיוון שאלו לא תגובות של אדם שעושה את העבודה אלו תגובות של אדם הנמצא תמיד בהתנגדות. הוא תמיד יימצא למה הוא לא יכול לבצע.

לדוגמא: אם מנהלת מבקשת מעובד למכור עבורה מס' חולצות כהוראה והיא זוכה למענה " קשה למכור את החולצות האלה" או " היינו צריכים למכור אותן אתמול".
כמה פעמים קרה לך ששאלת עובד האם ביצע דבר מה ונתקלת בתשובה "אני אטפל בכך" כשכל מה שרצית לדעת זה שהדבר כבר בוצע. לדוגמא, ביקשת מהמזכירה שלך שתקבע פגישה עם אדם מסוים וכאשר שאלת אותה אם ביצעה קיבלת תשובה ש" היא התקשרה וניסתה" כאן צריך לדעת לדרוש דיוק. אותך בתור מנהלת לא אמורה לעניין הדרך את צריכה לשמוע על דברים שנסגרו כבר ולא על למה זה עדיין לא קרה.
לפעמים לוקח זמן להפנים שזו זכות גמורה לדרוש את ביצוען של פעולות ולא לבזבז זמן בלהאזין לסיפורים על הדרך לביצוע הפעולה.

תגובות של "לא יכול":
בעניין התגובות של " לא יכול" לעיתים רחוקות בלבד מנהלת תיתן משימה שאותה לא ניתן לבצע
בדרך כלל היא מתייעצת עם אנשים לפני שהיא מוציאה הוראה.
תגובה עקבית של " לא ניתן לעשות זאת", משמעה כמו "איני מוכן". למדתי זאת בדרך הארוכה.
כאשר אדם א' בתפקיד, אשר אמר "לא יכול" כל הזמן הוחלף באדם ב' באותו תפקיד אשר קיבל את אותן הוראות מעולם לא אמר "לא יכול" והעבודה אכן התבצעה.

לפעמים בתור מנהלת את מקבלת "דיווחים מקושטים". צריך וחשוב לעשות את ההבחנה.
נתונים הם נתונים הם לא דעה או מחשבה על איך אולי אפשר לעשות...

חסימת קוי התקשורת של מנהלת היא מעשה חמור והתוצאה של זה היא צוואר בקבוק אשר נוצר על ידי חברי צוות כאשר הם חוסמים למנהלת את הקוים על ידי הנחת כל מיני בעיות.


אם כך איך צריכים להיראות קווים של מנהלת???


מידע:

כאשר עובד בעסק עושה דבר מה בעל חשיבות, עליו תמיד ליידע אותך המנהלת לאחר מעשה. זה לגמרי בסדר לנקוט פעולות במסגרת מטרתו הארגונית של העסק. זה לא בסדר לשמור אותם בסוד.

בדומה מנהלת צריכה לספר לאנשים מהן שאיפותיה ותכניותיה וכאשר היא עושה דבר מה בעל חשיבות כלשהי לאחרים עליה לומר זאת.

מינויים ופיטורין:

העסקת אנשים ופיטורין מתפקידים שוליים במחלקה, אשר מתבצעים על ידי אנשים המאושרים לכך, צריכים תמיד להיות בכפוף לאישור, לפחות לאחר מעשה. מינויים ופיטורין חשובים של אנשי מפתח חייבים לקבל את אישורו של מנהלת בכירה טרם מעשה, ויש לנקוט פעולה רק מכוח סמכותה של המנהלת הבכירה.

ענייני כספים:

מידע פיננסי עקבי, וסמכות לשינויים ולהוצאות הון, הם מעניינה של המנהלת. תכנון פינסי רגיל ופעולות שגרתיות עדיף שיטופלו באופן מקומי על ידי אחראי הכספים בחברה אך עניינים פיננסים רציניים או הוצאות הון רציניות הם בהחלט דברים שקורים רק תחת אישורה של מנהלת העסק.

אלו סוגי התקשורות שאת כמנהלת צריכה על הקווים שלך. את אמורה להחליף כוח אדם כאשר באופן שגרתי הבעיות מגיעות אלייך זהו סימן מובהק לכך שמישהו לא מבצע את העבודה ואת נאלצת להיכנס לתחום שלו. את אמורה להיות בשליטה מלאה על כל הוצאה או הכנסה חריגה של כספים לעסק וחייב להיות בידייך כל המידע הדרוש כדי לדעת בכל רגע נתון מה קורה עם כל לקוח ולקוח ואלו פעולות ננקטו או אמורות להינקט עבורו. כאן זו אחריות בלעדית שלך מצד אחד להיות בשליטה על העניינים ומצד שני לדאוג שלא ייפלו על הקווים שלך עניינים מיותרים אשר יגזלו ממך תשומת לב מיותרת
שתגזול זמן מהבאת תועלת אמיתית לצמיחה של העסק ולא לעיכובו.

עסק מורכב מתפקידים מסוימים כדי שיהיה סדר וכל תחום יקבל את הטיפול המקצועי המקסימלי מנהלת צריכה להגיע למצב בו היא רק מאשרת דברים ולא מתעסקת בפיתרון בעיות אז נכון שהיא המילה האחרונה אבל עדיף לדעתי שהמילה האחרונה תהיה אישור על פעולה מוצלחת שבוצעה מאשר תיקון פדיחות של עובד לא מיומן מספיק.


לכתיבת מאמר זה נסתייעתי בכתבה של הפילוסוף ל.רון הבארד.