נושא המאמר: ניהול וסריקת מסמכים לחסכון בהוצאות הארגון
מאת: יוחאי שמור מאמר למועדפים
למרות הניסיונות הרבים לצמצום ופישוט המידע הארגוני, חברות וארגונים רבים עמוסים בכמויות עצומות של מידע וידע מסוגים שונים, בכללם קבצי מסמכים כגון word, excel, pdf, powerpoint, tif, jpg , הודעות דואר ועוד. קבצים אלה נוצרים ע"י מערכות המחשוב והם מהווים עומס רב של נתונים במערכת. מסמכים רבים מצטברים עם השנים לכמויות עצומות של מאות אלפי מסמכים ב- HARDCOPY. מסמכים אלה מתויקים בקלסרים עבי כרס ומאוחסנים בשנים הראשונות ארונות החברה ובשלב השני מועברים אחר כבוד לבתי גניזה.
למרות שעלויות אחסון המידע ירדו מאוד וקיימים כיום אמצעים לאחסון כמות עצומה של מידע, בכל זאת יש צורך בניהול מידע זה, התאמתו לתוכנות הפועלות במערכת והיכולת לאחזר במהירות את הקובץ הרצוי.
חזון המשרד ללא נייר מחייב התקנת מערכת יעילה וחכמה שתוכל לאחזר את המסמך, ואף את גרסאותיו הקודמות, במהירות וביעילות. יחד עם זאת יש לשמור על אבטחת המידע ולקבל יכולות של הגדרת משתמשים והגדרת הרשאות מתאימות למי מותר לראות מה, למי מותר לעדכן מה, למי מותר רק ליצור מסמכים ועוד. לשם כך יש צורך במערכת תוכנה לניהול מסמכים שתהיה פרוסה ומשותפת לכל הארגון, ושתדע להתממשק למסמכים סרוקים מכל סוג, שתכיל יכולות חיפוש מתקדמות, שתדע לנהל היטב את המסמכים, שתתן התראות, חיוויים על שיהויים שנעשו במסמך מיצירתו בפעם הראשונה ועוד. מערכות חכמות יודעות לרכז את המידע שיש במסמכי הארגון ולנהל אותם ביעילות, עם יכולות אחזור מהיר, קישוריות לסביבת העבודה ועוד. מערכת תוכנה חכמה מייצרת לארגון חסכון רב בזמן המתורגם כמובן לכסף. קיימות בשוק מערכות רבות לניהול מסמכים, אולם לא כל מערכת מתאימה לכל לקוח.
לא די במערכת תוכנה חכמה ששומרת על מסמכים דיגיטלים שנוצרו בה, אלא יש צורך בטיפול במסמכי נייר שנסרקו והומרו לקובץ דיגיטלי, כך שהארגון יוכל לשלוף אותם ולצפות בהם בשעת הצורך. לדוגמה: תעודות משלוח שנתקבלו חתומות ויש צורך לווידוא ואישור קבלת המוצרים ע"י הלקוח וחתימתו על התעודה.
קבצים סרוקים כאלה יש צורך לשמור במערכת ולשלבם כמסמכים דיגיטלים קריאים וברי חיפוש לכל דבר. תהליך של סריקת מסמכים ושילובם במערכת הממוחשבת מחייבת הקפדה על סדרת תהליכים עוקבים שיבטיחו את הצלחת הפרוייקט ויכולת טובה של אחזור המסמכים בשעת הצורך. פרוייקט מסוג זה מחייב מיון וסינון המסמכים, הגדרה ובחירת שיטת המפתוח של המסמכים, סריקת המסמכים באמצעות סורק מהיר ואיכותי ושילובם במאגר הממוחשב של הארגון, והטמעת מערכת האחזור בעמדות עבודה הרצויות.
סריקת המסמכים ושילובם במערכת יוצרת חיסכון משמעותי בשטח האחסון המשרדי ומפחיתה עלויות שכירות ומיסוי החלות על שטחים אלו. כמו כן נחסכות עלויות של בתי ארכיב ועלויות ציוד אחסון משרדי כגון קלסרים וארוניות. במקביל נוצרת יכולת שליטה על המידע בארגון מיום שהחלו להיווצר בו מסמכים. הכנסת מסמכים סרוקים למערכת מאפשרת יכולת לאחזר ולשלוף אותם בשעת הצורך ולא לבזבז זמן על חיפוש ניירות בקלסרים ובתי ארכיב.
הכותב הוא מנהל האתר Documents – אתר השער לניהול וסריקת מסמכים.
http://www.documents.co.il
מאמר זה נוסף לאתר "ארטיקל" מאמרים ע"י יוחאי שאישר שהוא הכותב של מאמר זה ושהקישור בסיום המאמר הוא לאתר האינטרנט שבבעלותו, מפרסם מאמר זה אישר בפרסומו מאמר זה הסכמה לתנאי השימוש באתר "ארטיקל", וכמו כן אישר את העובדה ש"ארטיקל" אינם מציגים בתוך גוף המאמר "קרדיט", כפי שמצוי אולי באתרי מאמרים אחרים, מלבד קישור לאתר מפרסם המאמר (בהרשמה אין שדה לרישום קרדיט לכותב). מפרסם מאמר זה אישר שמאמר זה מפורסם אולי גם באתרי מאמרים אחרים בחלקו או בשלמותו, והוא מאשר שמאמר זה נוסף על ידו לאתר "ארטיקל".
צוות "ארטיקל" מצהיר בזאת שאינו לוקח או מפרסם מאמרים ביוזמתו וללא אישור של כותב המאמר בהווה ובעתיד, מאמרים שפורסמו בעבר בתקופת הרצת האתר הראשונית ונמצאו פגומים כתוצאה מטעות ותום לב, הוסרו לחלוטין מכל מאגרי המידע של אתר "ארטיקל", ולצוות "ארטיקל" אישורים בכתב על כך שנושא זה טופל ונסגר.
הערה זו כתובה בלשון זכר לצורך בהירות בקריאות, אך מתייחסת לנשים וגברים כאחד, אם מצאת טעות או שימוש לרעה במאמר זה למרות הכתוב לעי"ל אנא צור קשר עם מערכת "ארטיקל" בפקס 03-6203887.
בכדי להגיע לאתר מאמרים ארטיקל דרך מנועי החיפוש, רישמו : מאמרים על , מאמרים בנושא, מאמר על, מאמר בנושא, מאמרים אקדמיים, ואת התחום בו אתם זקוקים למידע.
