12383 מאמרים - מנוע לחיפוש מאמרים - פרסום מאמרים חינם

נושא המאמר: צעדי מנע, לבעלי עסק המנהלים קופה רושמת באמצעות שכירים
מאת: אלי דורון, עו"ד - אורי פסטליך, משפטן   שמור מאמר למועדפים

ניהול עסק אינו דבר פשוט כלל וכלל, על אחת כמה וכמה כאשר מדובר על ניהול עסק הפועל מול קהל ומפעיל קופה רושמת.

עצמאים בעלי עסקים אינם מקבלים כמובן מאליו האצלת סמכויות לעובדים שכירים בבית העסק שלהם מסיבות רבות, ומעדיפים לטפל בקומת העסק בעצמם, בין השאר בשל רצונם " לשמור על הקופה".

חובת ניהול מערכת חשבונות מוטלת על כל אדם שיש לו הכנסה מעסק או משלח יד. בעל העסק מחויב בין היתר בתיעוד פנימי הכולל חשבוניות וקבלות מטעם העסק, ותיעוד חיצוני הכולל חשבוניות וקבלות מספקי סחורה.

הוראות ניהול פנקסי חשבונות מפורטות בתקנות מס הכנסה ומחולקות לשני חלקים:

א) הגדרת מושגים הקשורים לחובת ניהול הספרים, צורתם, מועדי רישום התיעוד החשבונאי ושמירתו, ניהול סרט קופה רושמת וכיו"ב.

ב) הוראות ניהול הפנקסים המיוחדות לפי חלוקת ענפים כלכליים.

הגדרת תקבול מהווה ציר מרכזי ביותר במערכת ניהול הספרים, משום שאי רישום תקבול גורר בעקבותיו השלכות שונות, ולדו´: עסק שלא רשם תקבולים מסתכן בפסילת ספריו.

אכיפתן של הרישומים הוא באמצעות סנקציות ותמריצים המעוגנים בחוק. ישנן סנקציות במישור האזרחי שבסופו של תהליך ישפיעו על גובה המס שצריך לשלם העסק, בצד סנקציות במישור הפלילי שטומנות בחובן עונשי מאסר או קנס.

במישור האזרחי, קיימות בין היתר סנקציות המתמקדות, באי התרת הוצאות הכרוכות בתשלום מס, אי התרת קיזוז הפסדים משנים קודמות או הפסדים בשל חובות אבודים, מניעת החזר מס, אי התרת פחת, הגדלת שיעורי המס. במישור הפלילי , ניתן לציין שקיימת ענישה באופן של קנסות כספיים ועונשי מאסר שמגיעים לעיתים עד כדי עונש מקסימאלי של 7 שנות מאסר, זאת במקרי מרמה הכוללים רישומים כוזבים בספרי העסק.

מבחינת מס הכנסה ובעלי העסק קיימת בעייתיות חוזרת ונשנית והיא בעיית הנציג. מחד הנאשם והנבדק הנו המעביד וניהול ספריו, מאידך המבצע המרכזי הנו הנציג (העובד). מ"ה קובע, באמירה חדה וברורה, כי מחדל של עובד אינה בבחינת סיבה מספקת לאי רישום תקבול וזאת כדי לגרום למעביד לפקח על עובדיו ולהבטיח ניהול ספרים תקין.

לכן כדי לשמור על תקינות ההליכים אצל המעסיק, יש לפקח בצורה רציפה על העובד, החתמתו על התחייבויות שונות, ולתת לו הנחיות ברורות לרישום.

להלן שורה של עצות והנחיות למעסיקים בהקשר להוראות והנחיות אלו :

החתמת עובדים על כתבי התחייבויות:

א) החתמת העובדים על הצהרה שקיבלו הדרכה בקשר לרישום נאות על תקבולים - יש לגרום לעובדים להבין את מידת אחריותם, כיוון שאם פקיד השומה קבע כי הסטייה מהוראות ניהול הפנקסים היא מהותית לעניין קביעת הכנסת העסק, בידו לסרב לקבל את ספריו ולקבוע הכנסתו לפי מיטב שפיטתו. במקרה כזה, חובת הראייה כי השומה מופרזת תהא על העסק. ואם העסק על עובדיו מנהל פנקסים קבילים, נטל ההוכחה עובר ישירות אל כתפי מס הכנסה, אשר חייב בסיטואציה זו להצדיק את החלטתו. דבר זה נחשב כתמריץ משמעותי לנהל ספרים קבילים כחוק.

פיקוח על רציפות עבודה ונהלים:

א) עם פתיחת העסק, חייב להימצא תמיד מישהו המופקד על רישום התקבולים - כיון שפרק הזמן בו יש לרשום את התקבול הוא מיידי, וכהגדרת החוק אמור להתבצע "בסמוך" לביצוע הפעולה, שהכוונה אי ביצוע פעולת ביניים בין קבלת התקבול לבין רישומו יש לדאוג שכבר מרגע פתיחת העסק ימצא אחראי על הקופה.

ב) חובה בתחילת יום במידה ויש כסף בקופה לשים פתק אשר רשום בו מהו הסכום אשר היה מצוי בקופה עם בבוקר אותו יום עבודה עם התאריך של אותו יום.

ג) ביקורת פתע לבדיקת רישומים.

ד) בדיקת התאמה לקופה - בדיקת הסיכום יומי המצטבר לשעת הבדיקה מול הכספים המצויים בפעל בקופה.

ה) התאמות בין מלאי למכירות - לאחר שנרשמות המכירות בודקים האם זוכה המלאי בהתאם.

הנחיות ברורות ליישום:

א) אין להעמיד ליד הקופה או על רישום התקבולים עובדים צעירים חסרי ניסיון, עובד חולה, עובד שרמתו וכישוריו אינם מאפשרים לו לרשום תקבולים כיאות מינויים כאלו ודומיהם מהווים מחדל מצד המעביד.כמו כן יש לדאוג להעמדת קופה תקינה ו/או אמצעים אחרים הנחוצים לרישום מיידי ונאות.

ב) יש לרשום את התקבול מיד עם קבלתו לפני שפונים לכל עיסוק אחר.

ג) אין לשרת את הלקוח הבא לפני שהסתיים רישום התקבול של הלקוח הקודם.

ד) יש לרשום את התקבול אף אם התקבל לפני התחלת מתן השרות או לפני מסירת הסחורה, כדי לשמור על הכלל של רישום "סמוך לביצוע הפעולה".

ה) אין להסתפק במתן הוראות לעובדים כדי לצאת ידי חובה, אלא יש לנקוט אמצעים סבירים כדי לוודא שההוראות לעובדים מתבצעות הלכה למעשה. יש לזכור בסופו של יום החובה היא עליך המעסיק.

במידה ונתגלתה טעות בדיעבד יש מיד להחתים את העובד על מסמך המנוסח בצורה כזאת שיש גילוי אחריות העובד על הקופה, ובמידה ומדובר על תקבול אשר לא נרשם יש מיד לרשמו, באופן מיידי, ובמקביל לרשום מסמך על חוסר בקופה.
במידה והגיע מ"ה לביקורת צריך לשתף עימם פעולה ולהסביר מדוע יש חוסר או עודף במידה ונתפס הנישום.


רמת גן: רח' החילזון 12, (בית הקריסטל)
טל': 03-6127446, פקס: 03-6127449
חיפה: שדרות המגינים 58
טל': 04-8526693 פקס: 04-8555976
שאלות לגבי המאמר ניתן להעביר למייל:
[email protected]