12383 מאמרים - מנוע לחיפוש מאמרים - פרסום מאמרים חינם

נושא המאמר: מערכת "כלים שלובים"
מאת: דן אשוח , מנכ"ל חברת עו"דכנית   שמור מאמר למועדפים

כלים שלובים עולה לאוויר – האם אתה מוכן?

מהלך ממושך מגיע אל שיאו בשבועות הקרובים, עם שדרוג המערכות בלשכות ההוצל”פ -למערכת "כלים שלובים", עוד השנה, אחרי תהליכי פיתוח שנמשכו מספר שנים.

אלפי  משרדי עורכי דין בארץ, העובדים באופן שוטף מול מערכות ההוצל”פ, יאלצו לבצע מהלכים שונים של שדרוג והתאמה במערכות המחשב הקיימות אצלם – שיאפשרו את החיבור למערכת החדשה.

מערכת כלים שלובים נועדה לשדרג ולייעל את תהליכי העבודה של המשרדים מול ההוצל"פ והיא מאפשרת:

·         שקיפות -  יכולת צפייה בכלל נתוני התיק

·         זמינות - אזור אישי באתר, זמין תמיד ומתעדכן און ליין

·         הרחבת השירותים העצמאיים  - אפשור ביצוע פעולות מרחוק

·         ובעיקר -  חוסכת לכם את הצורך בהגעה פיזית ללשכות הוצל"פ

אפשרויות חדשות אלה מקצרות תהליכי עבודה, חוסכות לכם זמן וכסף,   וכמובן – כאב ראש.  היכולת להתעדכן און ליין אודות סטטוס כל אחד מהתיקים שלכם וכן להגיש בקשות להוצל"פ ישירות מהמערכת, מבלי להגיע ללשכות עצמן, הן שיפור משמעותי  ביחס להתנהלות הנוכחית של משרדי העו"ד אל מול ההוצל"פ.

מאת: דן אשוח                               מנכ"ל משותף, חברת עו"דכנית

בתי התוכנה השונים נערכו לשינוי ופיתחו מודולים שונים שיאפשרו את החיבור למערכת החדשה בצורה קלה, פשוטה ומהירה. אבל כמו כל תהליך של  שינוי, גם השינוי הזה מרתיע לא מעט משרדים, ש"דוחים את הקץ" ומתמהמהים עם השדרוג.

תהליך הטמעת התוכנה החדשה והתאמת המודולים בין המערכות, הוא תהליך מורכב  שעשוי להמשך שבועיים שלושה, ולכן, מי שלא יבצע עכשיו את השינוי במערכת שלו, עשוי למצוא עצמו מגיע ליום המעבר – לא מוכן.

חברת עו"דכנית למשל, פיתחה בשנים האחרונות מודול מתקדם לעבודה מול מערכת כלים שלובים, והשתתפה בפיילוט שערכה ההוצל"פ לבחינת המערכת החדשה. המודול מותקן כבר בקרב 350 משרדי עו"ד מקרב לקוחותינו, המשתמשים בו באופן שוטף ונהנים מתקשורת חלקה אל לשכות ההוצל"פ.

אבל, חשוב לזכור, בעוד כחודש עם עליית מערכת כלים שלובים החדשה לאוויר, לא ניתן יהיה לתקשר עם לשכות ההוצל"פ ללא מודול מתווך מתאים. אין ודאות שכל המודולים החדשים מותאמים במלואם למערכת החדשה, ולעתים – גם כאשר מדובר במודול שלם שנוסה ונבדק, מתעוררות בעיות בלתי צפויות במהלך הדרך, המאריכות את משך ההטמעה. כאמור, בעוד מספר שבועות מערכת כלים שלובים תתחיל לעבוד, ולכן כדאי למהר ולהיערך עוד היום.

השבתת לשכות ההוצל"פ שהחלה ב-15.9 ועתידה להמשך עד תום הטמעת המערכות, היא הזדמנות מצוינת לבצע את התהליך ולהגיע מוכן .
זה הזמן לפנות אל ספק התוכנה שלך, לוודא שהוא ערוך למעבר ולבדוק איתו מה כולל התהליך;
מהו משך המעבר הצפוי, האם הוא ערוך להגשת בקשות ללשכות ההוצל"פ, האם קיימת מתודולוגיה מובנית של הטמעה מהירה והדרכה, האם הספק מבטיח לך ליווי מקצועי צמוד לא רק במעמד השדרוג – אלא גם אחרי ( כי הרי ידוע שמערכות חדשות דינן לנהוג באופן בלתי צפוי...)  וכמובן – כמה ידידותי הוא  הממשק ועד כמה הוא קל להסתגלות.

בחירה במערכת הנכונה והערוכה ביותר למעבר, ביצוע המהלך באופן מידי ונטול שהיות וקבלת ייעוץ ושירות מקצועי לאורך זמן, יבטיחו תקופת מעבר קלה וקצרה וחזרה מהירה לשגרת העבודה.

ולסיום, עשרת הטיפים שיעזרו לך לעשות את השינוי הזה – בקלות:

1.      בדוק כי התוכנה המקשרת בין משרדך לבין רשות האכיפה והגביה ערוכה לקבל קבצי אירועים ולהכין בקשות בהתאם לדרישות מערכת "כלים שלובים".

2.      בדוק כי התוכנה הנ"ל מצוידת בטפסים עדכניים בפורמט "כלים שלובים".

3.      וודא כי יש מספיק מקום בשרת לקליטת קבצי הנתונים שיועברו אליך. הקבצים יהיו מעתה גדולים בצורה משמעותית.

4.      וודא מול הגורם המעביר אליך כיום את הקבצים מרשות האכיפה, כי הוא מתואם מול ספק התוכנה של משרדך.

5.      דאג לחתום בלשכות ההוצל"פ על הרשאות לחיוב חשבון, במקום קופת הפקדות, על מנת שתוכל לבצע עיקולים, פתיחות תיקים ובקשות נוספות בתקשורת.

6.      וודא כי יש בידך כרטיס "חכם" לצורך חתימה על הבקשות. הכרטיס של מערכת נט המשפט יכול לשמש גם במערכת כלים שלובים.

7.      שייך את עורכי הדין של משרדך לאותה "משפחה".  ביצוע ההגדרה מתבצע בלשכות ההוצל"פ.

8.      הכר את הטפסים החדשים של "כלים שלובים".
באתר רשות האכיפה מופיעה טבלת המרה בין הטפסים הישנים והחדשים.

9.      דאג לקבל חומרי הדרכה (סרטונים/מסמכי הדרכה/הדרכות/הדרכות מקוונות) מבית התוכנה שלך על מנת שעם עליית המערכת לאוויר תוכל להתמודד עם השינויים שבוצעו