12308 מאמרים - מנוע לחיפוש מאמרים - פרסום מאמרים חינם

נושא המאמר: ניהול משימות ויומן באמצעות האינטרנט
מאת: Ofir   שמור מאמר למועדפים

כיום ישנם אופציות לניהול משימות באינטרנט. כיום בעידן הממוחשב ישנו שימוש רב באמצעים ממוחשבים לניהול הזמן : ניהול לו"ז , יומן פגישות, ניהול משימות מכל תחום אפשרי, תזכורות, ניהול עובדים, ניהול פרויקטים משותפים בעלי מספר מעורבים וכדומה.
הרשת מעניקה פתרון לבעיית המעקב השוטף אחר משימות יומיומיות בזמן אמת מכל מקום בעולם גם ללא המחשב האישי, בעיה שמקורה בפער שבין תוכנות ניהול פרויקטים לבין תוכנות הדואר האלקטרוני. להבדיל מתוכנות דואר אלקטרוני סטנדרטיות החסרות את יכולת הבקרה, המעקב והפיקוח , האינטרנט הופך יכולות אלו לזמינות לכלל הגורמים המעורבים במשימה, בהחלטה או בדיון.
ישנם תוכנות יעודיות רבות כגון תוכנות ניהול חשבונות פיננסי, ניהול נדל"ן, ניהול באגים בתוכנה וכדומה אך רובם ככולם אינם מבוססות WEB, ובעלי עלות מסוימת ( חודשית או גלובלית) ולעיתים אף דורשות התקנות חומרה למיניהם כגון השכרת שרתים לאחסון התוכנה וניהול המשתמשים ולרוב תוכנות אלו עונות מעבר לצרכים הנתונים ומסורבלות לשימוש. והדוגמא הנפוצה ביותר הינו ה - Outlook , המותקן במחשב האישי בבית או במשרד ומאפשר לתאם פגישות ומשימות בסנכרון עם שאר העובדים בחברה.
מטרתו העיקרית של אתר ניהול משימות באינטרנט הינה לתת פתרונות ניהול לחברות קטנות ובינוניות, בצורה גנרית המתאימה לכל אופי של עבודה אישית ומקצועית, באם החברה הינה חברת תוכנה אזי האפליקצייה תאפשר לנהל בצורה אפקטיבית את הבאגים במחלקת הבדיקות או בחברת שיווק ופרסום אשר מעוניינת לנהל את הקמפיינים והסוכנים באמצעות BusinessWatch ועד האדם העצמאי אשר מעוניין לנהל את משימותיו השוטפות בעסק או במיזם המעורבים בו מספר אנשים הנמצאים באזורים גיאוגרפיים שונים. האפליקציה תאפשר מעקב פשוט ונוח אחר משימות החברה מכל מקום בעולם על גבי האינטרנט ללא כל התקנה מיוחדת, המוטו הינו שתוכל בתור מנהל או עובד להתעדכן בנעשה בעיסוקיך בפשטות ובמהירות מכל מקום שיש בו חיבור לאינטרנט בדומה למייל האישי שלך ( Gmail, Yahoo, etc..) ואפילו תוכל לקבל תזכורות באמצעות הודעות SMS למכשיר הסלולרי על משימות שבוצעו עבורך, משימות חדשות שהינך אחראי עליהם או כל עדכון בלו"ז הפרויקט בו אתה מעורב.
השימוש באתרי ניהול משימות באינטרנט הינו לרב ללא כל חיוב או קבלת פרטים של כרטיס אשראי. כל משתמש יכול לפתוח מספר רב של חברות, פרויקטים ומשימות חדשות וצרף לכל חברה את האנשים \ עובדים המעורבים ישירות בפרויקט.
ניתן להפריד בין מנהל החברה לעובד בחברה אך אין הגבלה על מספר המנהלים \ עובדים בחברה. מנהל חברה יכול לראות את כל הנתונים בחברה כגון כלל המשימות, סטטיסטיקות גרפיות, לעדכן נתונים, לצרף עובדים, מנקודת מבט ניהולית המוצר יאפשר לעקוב בזמן אמת על פעילות החברה מכל עמדת מחשב המקושרת לאינטרנט דבר שיאפשר גמישות אופטימאלית במיקום עמדתו של מנהל, מסך מנהל נוח ופשוט יאפשר ראייה מערכתית על כלל פעילויות החברה בלחיצת כפתור, כך ניתן יהיה להגיב במהירות מקסימאלית לאירועים שונים המתרחשים בחברה כגון היווצרות צווארי בקבוק בשטף העבודה או הפניית משאבים למשימות דחופות העולות במהלך העבודה. בנוסף תתאפשר גישתDrill Down לפעילות אישית של כל עובד בחברה בזמן אמת ובמשימות שבוצעו בעבר. המנהל גם יוכל לבצע ניתוח ביצועי עבר לעובדי החברה בכל טווח תאריכים ובכל חתך נתונים שיידרש.
העובד המבצע יוכל לקבל ולפתוח משימות כולל מעקב אחר היסטוריית עבודה,זמני ביצוע, סטאטוס ,עדיפות וחלוקה לפרויקטים. אופי עבודה זה יאפשר הזנת נתונים נוחה, מעקב אחר עבודה שבוצעה וקבלת עדכונים מהירה.
BusinessWatch ואתרי ניהול משימות אחרים ברשת מעוניים לספק פיתרון למשתמש הפשוט הביתי הרוצה לנהל את הזמן והמשימות שלו ביחס לאנשים איתם יש לו קשר ובעיקר לעסקים קטנים ועד בינוניים הרוצים לנהל ולנתח את הנעשה בעסק ע"י העובדים. לתת מענה לאנשים שמנהלים יומנים אישיים ממוחשבים או בכתב , שמשתמשים ב Outlook בתור יומן אישי לניהול הזמן והמשימות , שיוצרים קשר עסקי או אישי עם מספר רב של אנשים ונתקלים במחסומים רבים ומחפשים את הפתרון לפער בין הדוא"ל לתוכנות ניהול פרויקטים.
המנהלים המשתמשים באתרי ניהול משימות הינם אנשים שנרתעו מלרכוש תוכנת מדף בשל:
• העלויות הרבות של השכרת התוכנה והחומרה הנלווית .
• חוסר של משרד קבוע או מחשב נייד עליו מותקן ה Outlook .
• אנשים שנמצאים בתזוזה גיאוגרפית מתמדת ואין להם אפשרות לחבור למחשב האישי בכול פנאי.
• אנשים שמשתמשים בטלפון הסלולארי בתור יומן פגישות בשל התזכורות והנגישות.
• בעלי עסק שנרתעים מתוכנות באנגלית .
• משתמשים שנרתעים ממשקים בעלי פונקציות מרובות מדי .
• מנהלים לחברות קטנות הרוצים מעקב אחר משימות העובדים .

אני מאמין כי שימוש בכלים ממוחשבים אך נוחים ופשוטים לניהול זמן בו מעורבים מספר אנשים ( ואפילו יחיד ) הינו ניהול אפקטיבי וחכם המשפר את הביצועים העסקיים ובסופו של דבר ישפר את רווחי החברה, באמצעות שימוש באתר ניתן לראות באמצעים גרפיים סטטיסטיקות וחיתוכים על התקדמות המשימות וביצועי המעורבים יחסית לעמידה בזמני היעד שקבענו לסיום הפרויקט וניהול ארכיון ממוחשב.