12383 מאמרים - מנוע לחיפוש מאמרים - פרסום מאמרים חינם

נושא המאמר: המדריך המלא לאקטיביות ארגונית
מאת: נחום דוניצה   שמור מאמר למועדפים

בואו ונסתכל על מגדלור. נראה פשוט, לא? אבל, חיוני ביותר. הוא מעביר מסר ברור למי שרואה אותו מרחוק - היבשה קרובה, חשב את מסלולך בהתאם. כשם שאלומת המגדלור מנחה את יורדי הים במים, כך גם ארגונים חייבים להעביר מסר חד וברור לעובדיהם, הזקוקים לו לצורך הניווט הנכון להצלחה.

המשמעות היא שאנשים, לכל רוחבו של הארגון, חייבים לקבל מידע עדכני ועקבי על האסטרטגיה הארגונית וכיצד לנצל את המידע שבארגון לטובת החלטות טובות וממוקדות יותר. כאן נכנס לזירה מונח חדש יחסית: "בינה ארגונית אקטיבית" - אותה יכולת לקחת את כל המידע העסקי ולהפוך אותה לפעולה, כך שכל העובדים בארגון יוכלו לקבל החלטות טובות יותר ומהר יותר.

הבינה הארגונית האקטיבית היא אבולוציה די טבעית עבור חברות העושות שימוש במידע כמנוע לעסקים. בניית ותחזוקת מאגרי נתונים מרכזיים ואו הפעלת מרכולי נתונים בהחלט תורמים את חלקם להליך קבלת ההחלטות, בכך שהם הופכים את תהליך האיתור והגישה לנתונים עבור משימות דיווח לקל ולפשוט, אך זהו רק השלב הראשון במסלול.

עם הוספת כלי בינה עסקית (BI), כלי כריית נתונים, וקמצוץ של כלי ויזואליזציה והנה עברת מדיווח גרידא לניתוחי אד-הוק וניתוחים המובילים לתחזיות קדימה. בשלב הזה, הוספה של כלי back-office המלווים בעובדים מיומנים אף תייעל את המודל שלך, בזמן שכולם ייהנו מנקודת ראייה מרכזית אחת של הארגון. רצף הפעולות הזה, מוגדר כ"בינה אסטרטגית". אלא שארגונים העוצרים בשלב זה מחמיצים הרבה. אמנם, הארגון עושה שימוש בטכנולוגיה לייעל את הליך קבלת ההחלטות, אבל, האם תהיה גישה לנתונים ולקטעי מידע איסטרטגיים עבור האנשים והמערכות הנמצאים ממש ממש בחזית? הרחבת הגישה לנתונים הקריטיים והוצאתו מידי קומץ של מומחי BI היישר לידיהם של המשתמשים והמערכות התפעוליות שב'חזית' מביאה לשלב העליון במערכת הרצויה במודל החדש - הבינה התפעולית.

האנשים בחזית הם אותם אנשים שבמרבית המקרים גם עומדים מול הלקוח, אבל, בהחלט ייתכן שחלקם יהיו אנשי ייצור, בקרת איכות ואחרים המקבלים החלטות תפעוליות מדי יום ביומו. ואסור לשכוח כם את הלקוחות, הספקים והשותפים העסקיים. מדוע שגם הללו לא יכללו במעגל הנהנים מהמידע? בנוסף, לעתים ה'קו הקדמי' לא אומר בהכרח שמדובר בבני אדם... לעתים מדובר במערכות שירות עצמי, או אחרות, שבחלק מהמקרים עוברות מעין תהליך של קבלת החלטות בעת מגע עם הלקוח.

הבינה הארגונית האקטיבית היא שילוב של בינה איסטרטגית ובינה תפעולית, חיבור המאפשר לקבל החלטות טובות במהירות גדולה יותר בכל רמות הארגון כשהיישום 'מתנקז' למחסן הנתונים הארגוני (EDW), שם החיבור והתהליך כולו מועצמים.

החלטות תפעוליות שונות במהותן מההחלטות האסטרטגיות. ההחלטות התפעוליות בדרך כלל קטנות בהיקפן ומקבלים אותן בדרך כלל תחת מגבלות זמן. כדי לשפרן עליהן להיות מחוברות בטבור למטרות וליעדים הארגוניים. הנה מצב מהחיים: מנהל השיווק בחברה מקבל ביום יום הרבה החלטות איסטרטגיות, דוגמת באיזה לקוחות להתמקד, איזה קמפיינים שיווקיים להריץ וכמה כסף להשקיע בהם. זהו תפקיד אסטרטגי ומוכוון לקוח. מהצד השני ניצב מוקדן במערכת שירות לקוחות שזה עתה קיבל שיחת טלפון מלקוח נזעם. הוא צריך לקבל החלטה מהר כיצד להציל את המצב. אולי להציע הנחה? פיצוי? ההחלטה שלו חייבת להתאים לקו הארגוני, לקו של מנהל השיווק וכיצד הוא רואה את התמונה הכוללת...

עוד דוגמה: מנהל ספקים מתמקד בקבלת החלטות אסטרטגיות כולל איזה ספקים תורמים או פוגמים ברווחיות והאם להחליף ספק כלשהו. טווח ההחלטות הללו רחב ושונה מאלה שצריך לקבל העובד בחזית הצריך להחליט במיידי האם לזרז משלוח כלשהו במעלה שרשרת האספקה. החלטות אלה נלקחות מדי יום וכן, גם הן חייבות להתיישר עם הקו הארגוני ומטרות הארגון.

עוד מקבלי החלטות רבים שאינם מוכווני לקוח קיימים בארגון. אנשי כספים, לדוגמה, מתמקדים בסוגיות כמו תחזיות רבעוניות, תזרים מזומנים ותאימות לרגולציה. ברמה התפעולית, איש כספים בארגון יכול להיות מצוות לחטיבה כדי לבחון את הוצאותיה. הוא יכול לבדוק את המתאם בין ההוצאה על קמפיין פרסומי וההשפעה שלו על המכירות, תוך שהוא מוסמך לקבל החלטה מיידית באם להפסיק את הקמפיין או לא.

חלק מתפקידה של הבינה הארגונית האקטיבית הוא לספק לאנשי ה'חזית' גישה פשוטה וקלה לנתונים והניתוחים הארגוניים. חלק נוסף הוא לקחת את התחזיות המעמיקות, הניתוחים והראייה קדימה, ולהטמיעם במגוון מערכות תפעוליות כך שכל האנשים, התהליכים והמערכות 'מיושרים' על אותו קו.

מעבר ליישור הקו, משימה חשובה שעומדת כיום בפני הארגונים שונים, היא להאיץ את התהליכים והמערכות כך שתהיה להם השפעה על העסק. לפי סקר Teradata לשנת 2006, מקבלי ההחלטות בארגונים גילה כי 71% מהנשאלים חשבו כי הם זקוקים ליותר מידע עדכני לטובת קבלת ההחלטות שלהם ו- 85% חשבו שקבלת החלטות בזמן אמת הרבה יותר חשובה היום מאשר בעבר.

כיצד ניתן לזרז את הליכי קבלת ההחלטות בארגון? יש בעצם שלוש 'השהיות', או 'מעצורי זמן' שיש לצמצם: פרק הזמן שחולף בין האירוע ולכידת המידע לגביו במחסן הנתונים הארגוני, הזמן שלוקח לנתח את האירוע והזמן שלוקח לקבל החלטה ולהעביר את הניתוח הלאה, לאנשים ב'שטח'. צמצום ההשהיות הללו בהחלט יכול להשפיע על המערכות התפעוליות.

בינה ארגונית אקטיבית מאיצה את קבלת ההחלטות ומשאירה חותם על העסקים. האבולוציה לכיוון הבינה הארגונית האקטיבית, כשהיא מתוגברת על ידי טכנולוגיות ושירותי מחסני נתונים אקטיביים דוגמת Teradata יכולה לעזור להניע את הארגון לכיוון השימוש בבינה התפעולית עבור האנשים שבחזית, כך שקבלת ההחלטות שלהם תהיה חכמה ומהירה יותר. וכך כותב פרנק רוהד, במאמר שפרסם ב- 2005 במגזין Harvard Business Review: "אנו שופטים מנהיגים על פי הדרך שבה הם מקבלים החלטות גדולות ואסטרטגיות. אבל, ההצלחה הארגונית תלויה גם בהרבה מאוד החלטות קטנות ומינוריות שמקבלים הרבה אנשים אחרים בארגון, ובמיוחד האנשים שמול הלקוחות. כשלעצמן, כל החלטה קטנה אינה משמעותית ולא משפיעה על הביצועים העסקיים, אולם, ביחד, יש להן השפעה דרמטית, מרווחיות העסק ועד התדמית שלו".

עובדים עם הלקוחות

כאחת מספקיות שירותי הטלקום המובילות בבלגיה, חברת בלגקום מספקת ללקוחותיה מגוון מוצרים. אך לא בכך טמונה ההצלחה של החברה. לא מכבר ערכה החברה מבצע במהלכו נאספו ונותחו כל הנתונים לגבי הלקוחות במחסן הנתונים Teradata, כך שניתן היה להניע קדימה הן את תהליכי קבלת ההחלטות האיסטרטגית והן את התהליכים התפעוליים. התרבות מוכוונת האירוע של בלגקום, מאפשרת לחברה לעשות שימוש בנתונים ממחסן הנתונים כדי לחזק ולשמר את הקשר עם הלקוחות. כך לדוגמה, כאשר לקוח מתקשר לחברה, מקבל את פניו תפריט קולי אינטראקטיבי המותאם לצרכי המתקשר - בהתבסס על נתונים שנשלפו בו ברגע ממאגר הנתונים של החברה. נציגי השירות האנושיים יכולים אף הם לקבל החלטות במהירות הבזק ולהציע למתקשר פתרונות ושירותים התפורים עליו במדוייק. אפשרות אקטיבית זו מייעלת את עבודתה של בלגקום וללא ספק משמרת טוב יותר את הלקוחות. היכולת לעשות שימוש בנתונים שנמשכו ממחסן הנתונים מאפשרת לנהל אקטיבית כל אירוע לקוח ולקוח.

דוגמאות כיצד הבינה התפעולית תגרום לארגון שלך לעבוד 'חלק' יותר

ארגון הרגיש לקורה מסביב דורש יותר מאסטרטגיה. תרבות ארגונית החשה את סביבתה ומגיבה מהר בהתאם חייבת להסתמך על הבינה האופרטיבית - היכולת ל'הציץ', לעבור ולנתח בשבריר שניה את ערימות המידע הארגוני ולהפיק ממנו מסקנות והמלצות כך שעובדי הארגון שבחזית יכולים להגיב לכל מקרה בצורה המותאמת לו - כשהתגובה עקבית ותואמת לאסטרטגיה הארגונית ולמטרות הארגוניות. כך, מעבר למבט של "מה קורה עכשיו", יש אפשרות להעריך "מה יקרה אם". בבינה תפעולית ניתן לעשות שימוש במגוון תעשיות ובאינספור מצבים. הנה מספר דוגמאות להמחשה:

חוסר במלאי
על פי סקרים, בכמעט 40 אחוז מהזמן לקוחות בחנות מגלים שלפחות מוצר אחד שביקשו אינו זמין על המדפים. ייתכן שהוא אזל, או פשוט מונח במקום אחר בחנות, או במחסן. בינה תפעולית מאפשרת לקמעונאי לבחון מהם המוצרים הנרכשים ביותר בחנות על ידי איסוף נתונים במרווחי זמן קצרים והשוואת התוצאות לנתוני מכירות הסטוריים. כאשר המערכת מזהה מצבי חוסר במלאי על המדף היא שולחת התרעה למנהל המתאים.

התרעות על תקלות בייצור
כדי לחזות או לאתר תקלות בייצור, בינה תפעולית יכולה לבצע ניטור של רמות האיכות של הספקים ומוצריהם, את פעילותם של פסי הייוצר, בכמעט זמן אמת, תוך הערכת עלויות ייצור והפקה. כך, ניתן לעקוב ולראות האם עיכובים ותקלות קורים בתחנה אחת במסלול, במכונה מסויימת, או בספק מסויים. המערכת תתריע בפני מנהליה כאשר מקור התקלה מזוהה. תקלות דומות בשרשרת האספקה יכולות להמנע אם מנהלי הרכש מיודעים מראש מה בדיוק חסר להם במלאי.

פרודוקטיביות עובדים
ניהול נכון ובזמן אמת של משאבים ועובדים חיוני לכל מערכת כאשר הוא מחייב במצבים שונים הזזת עובדים לתפקידים אחרים, שינוע סחורות ומכונות וכד'. בינה תפעולית יכולה לסייע בניהול מאגר כח האדם, בין אם מדובר במנהלי חנות קמעונאית, צוותי שירות לקוחות ואחרים. מעבר לכך, היא יכולה אף לומר להנהלה מתי חסרים חלקי חילוף חשובים ולמנוע את עצירת העבודה בזמן ההמתנה לחלקים חסרים.

תמחור דינמי
במסגרת תהליך זה ניתן להתאים מחירים בקרבת או בתוך נקודת המכירה, כך שהמחיר ימשוך את הלקוח אך עדיין יהיה רווחי לעסק. בינה עסקית מסייעת לתמחור הדינמי על ידי שימוש במודלים ובניתוחים המגיעים היישר ממחסן הנתונים המשולבים בפעילות הלקוחות, במחירים ובהצעות השונות. דוגמאות לתמחור דינמי ניתן למצוא בתמחור כרטיסים, מסחר און ליין, שכירת רכב והזמנת חדרי מלון.

בשורה התחתונה, בינה תפעולית מאפשרת לכל אותן החלטות קטנות אבל הכרחיות להתקבל מהר יותר וחכם יותר. עם מחסן נתונים אקטיבי ברקע, עסקים רבים - מבנקאות לספנות - יכולים לשרת את לקוחותיהם טוב יותר. הבינה התפעולית תורמת ל'ריצה' החלקה של העסק ומחברת בין המטרות האסטרטגיות והמציאות התפעולית.

DMC-דוניצה תקשורת שיווקית, שבבעלות נחום דוניצה, נוסד בשנת 1995 ומתמחה מאז בייעוץ תקשורתי-שיווקי ויחסי ציבור, עבור חברות וגופים מתחומים כלכליים שונים ובמיוחד בתחומי ההיי-טק, הביוטק והמכשור הרפואי. המשרד מטפל, בין השאר, בתקציבי יחסי הציבור של LG, רד תקשורת מחשבים, סנדיסק, NCR, איגוד האינטרנט הישראלי, פריסקייל סמיקונדקטור, ILSI-ביומד ישראל, ואחרים.

teyhchu, trdubh, hjxh mhcur ahuue bjuo sbhmv bjuo subhmhv sh to xh