12308 מאמרים - מנוע לחיפוש מאמרים - פרסום מאמרים חינם

נושא המאמר: אופטימום
מאת: מל"ם   שמור מאמר למועדפים

ההכרה בצורך להיערך נכון לקראת סוף שנת כספים חדרה לתודעה של כל העוסקים בפעילות, רואי חשבון, מנהלי משאבי אנוש, מנהלי חשבונות, חשבי שכר בשני היבטים עיקריים:

בארגונים מבינים שתהליכי בקרה שוטפים באמצעות מערכות מידע יחסכו הוצאה כספית ומשאבי זמן מיותרים לארגון ולעובדים לקראת סוף שנת הכספים.

שינויים רבים בחוקים, בתקנות , החקיקה באמצעות חוק ההסדרים והרפורמה המקיפה בשוק ההון.

ההרעה ביחסי העבודה במשק, שינויי החקיקה הרבים והמצב הכלכלי בשנים האחרונות גרמו למעשה למידע רב שמשתנה ואף סותר כך שלמעשה ההבנה והביצוע רחוקים מהרצוי ומהתקין .
לארגון, לעובדים, וליועצים למיניהם היה ועדיין קשה לעשות סדר בכל מערכת הקשרים בין הארגון, לעובד, לרגולטור, לקרנות הפנסיה ולחברות הביטוח.

ננסה לעשות סדר ככל האפשר בתהליכים הנחוצים לביצוע בכדי להגיע לתוצרים הדרושים לגורמים במעגל הפעילות של הארגון כולל המחויבות שלו כלפי עובדיו, כלפי מס הכנסה, בטוח לאומי, וחובות דיווח אחרות ככל שנדרש.
האמצעי העיקרי והבלעדי שמאפשר להשתלט על כל התהליכים הנחוצים לביצוע הבקרה הוא למעשה שימוש במערכות מידע עדכניות תומכות תהליכי חישוב, חיזוי ובקרה ברמה הפרטנית וברמה קיבוצית של כלל הארגון.

בסקירה זו אשתדל לתת נקודות התייחסות לפעולות שהארגון צריך לבצע בתהליכי סוף שנה ונפנה לזווית אחרת של הצעה לפעולות נוספות כלפי העובדים בארגון לקראת סוף שנה כשרות של הארגון כלפי עובדיו.
לתשומת לבכם , החל מ 01.11.06 ולאחר מס' דחיות של אגף המיסים נכנס טופס 161 במבנה חדש לנושא פרישה מעבודה של עובד שאותו ממלא מעביד וטופס הודעת עובד עקב פרישה מעבודה אותו ימלא העובד .
טופס זה מכיל שינויים רבים ובסקירה זו לא אכנס אליהם מלבד מס' נושאים חשובים :
האחריות לתקינות הדיווח היא באחריותו הבלעדית של המעביד בשונה מהעבר , כשהאחריות היתה על קופ"ג או חברת הביטוח.
הטופס פוצל למעשה לשניים , עובד ומעביד.
בשונה מהעבר ניתן לבחור לצורך מיסוי גם פריסת מס אחורה ולא רק פריסת מס קדימה ( שנה על כל 4 שנים )
ניתן יהיה לעשות רצף קצבה וגם רצף פיצויים .

תחולת ההפעלה של הטופס היא לפורשים החל מ 1.11.06 .

פעילות ארגונית – תהליכי בקרה D.W.H ייעודי לנתוני העובדים ולכספים ששולמו להם
ביצוע התאמה של דיווח 102 חודשי לב"ל (כולל הפרשים) ולמס הכנסה ששולמו בפועל לעומת הנתונים המופיעים בטופס 126 חלק א' לדיווח שנתי על שכר העבודה והניכויים ממנו.
בקרה חודשית או רבעונית מאפשרת בסוף שנה להפיק קובץ 126 חלק ב' וטופס 106 לעובד מותאמים בזמן המיועד לכך, דהיינו עד ל – 31.3.06.

התאמת מס שכר ומס מעסיקים למעבידים הרלוונטיים ( מלכ"ר) יש לבדוק התאמת תשלום מס שכר ומס מעסיקים על כל סוגי המשכורות וכל סוגי התשלומים הנלווים החייבים.
תשומת לב מיוחדת נדרשת לבקרה בהתייחס לפנסיות ששולמו לא ע"י מי שהיה המעביד שהינן פטורות מחובת תשלום מס שכר לבין פנסיות שמשולמות ע"י מי שהיה המעביד שחייבות בהפרשת מעסיק למס שכר.

למפעל תעשיה – בדיקת ההנחה ממס על עבודה במשמרת שניה ושלישית רק לעובדים שמועסקים במשמרות ושהם עובדי ייצור או שהם חיוניים להפעלת קו היצור.
בדיקת כל ההטבות שניתנו לעובדים והאם שולם מס וב"ל עליהם באמצעות גילום או שהם נזקפו כשווי הטבה לעובד.
עובדים שמקבלים קצבה מהמעביד לפני גיל פרישה , הפרשות המעביד לביטוח הפנסיוני נחשבות כהכנסה בידי העובד וחייבות במס מהשקל הראשון .

התייחסות לאוכלוסיות מיוחדות:
- עובדים יומיים ואופן חישוב המס
- גימלאים בעיקר בהיבט של ניכוי ב"ל ותאומי מס לב"ל ומ"ה
- עובדים בחל"ת – ניכוי ב"ל מהעובד בחודשיים הראשונים של החל"ת ודיווח לב"ל בטופס .
- עובדות בחופשת לידה - ביצוע הפרשות סוציאליות ותיאום מס עם חזרת העובדת מחופשת הלידה כולל דיווח יחידות מס עבור 3 חודשי היעדרות בגין חופשת הלידה (25 יחידות מס לכל חודש מלא)
- נכים או חולים במחלה קשה – גובה הנכות , סוג הפטור המתאים


ב"ל – בקרה על הפריסה ואופן ההגשה של חישוב ב"ל בקטגוריה של תשלומי הפרשים.


פעילויות קיבוציות ממוחשבות באמצעות סימולטור לביצוע תהליכי חישוב עבור עובדי הארגון:
אופטימום חסכון - סימולצית שכר לחישוב האופטימום לזיכוי (סעיף 45א') או ניכוי לענין סעיף 47 לפקודה במסגרת "קופת גמל לעצמאים"
תוצאות הסימולציה תופץ לעובדים ותאפשר להם לפני תום שנת המס לדווח איזה סכום ניתן לחסוך ושעדיין אפשר יהיה לתת זיכוי של 25% במסגרת סעיף 45א' לפקודה או ניכוי ממס עבור הפרשה לקופת גמל לעצמאים בגבולות תקרה של הכנסה מזכה מעמד העובד וגילו.

בעלי שליטה – בשונה מעובד בעל שליטה , שהוא עמית שכיר והכנסת עבודתו משולמת ע"י מעביד אחד בלבד רשאי להקיד את כספו כעמית שכיר לקופת ביטוח לתגמולים עד לגובה של 7% מהכנסתו המזכה שהיא קופת ביטוח ולא על קופת גמל לתגמולים (שאין עליה הטבה) .
גם לענין הוצאות מוכרות למעביד הן שונות לגבי הפרשות לבעל שליטה מאשר הכרה בהוצאות למעביד על עובד שאינו בעל שליטה.

טופס 101 – בדיקה ממוכנת של דיווחי העובד לעומת נתונים שנמצאים במערכת המס ושמשפיעים על אופן חישוב המס וב"ל, כמו גיל, מצב משפחתי, מספר ילדים, סוג משרה (חלקית, קצבה, מלאה) וכד'.

אפיקי ביטוח - ביצוע הבחנה בין מסלולי הביטוח הסוציאלי שנרכשו בעיקר בין הפרשה לקצבה לבין הפרשה לתוכנית הונית ואופן הזיכוי ממס לנושא סעיף 45א' על חסכון העובד.
נדרשת בדיקה מקדימה של הגדרת הקופות באפיקי החסכון השונים (קצבה, הוני, ריסק, ביטוח חיים, חסכון)

העברות כספים לגורמים מבטחים - הפרשות מעביד וניכויי עובד לקרנות פנסיה, ביטוחי מנהלים, קופות הוניות - עקב השינויים שחלו בשוק ההון בנושא זה וההבדלים המשמעותיים בין קרנות הפנסיה שבהסדר לבין תכניות הפנסיה בקרנות פנסיה "חדשות" משנת 1995, עלינו לבצע בדיקה מעמיקה עם מנהלי ההסדרים או עם מוטבים לגבי אופן חלוקת הנתח הכספי של המבוטח בכל מסלול. מאוד מומלץ לבדוק האם חלוקת כספי עובד / מעביד מתבצעת כנדרש לפי המסלולים הבאים:
קרן פנסיה – הפרשת עובד, הפרשת מעביד לתגמולים פצויים ואובדן כשר, השלמת פיצויים.
קרן פנסיה בהסדר – חלק עובד ומעביד עפ"י החקיקה ושינוי התקנון האחיד לקרנות שבהסדר
ביטוחי מנהלים – הפרשת עובד, הפרשת מעביד לקצבה , אבדן כושר, הפרשות לתכנית הונית.
קופת תגמולים – חלק עובד ומעביד לפיצויים.

אבחנה בין סוגי פוליסות ובעיקר פוליסות פרט שיש בהן מרכיב של ביטוח חיים וחסכון.

את המסלולים הנכונים והתקרות המתאימות ניתן יהיה לבדוק באמצעות סימולטור שכר קיבוצי שיאפשר העברת קובץ נתונים להשוואה לנתונים שנמצאים בחברת הביטוח.
ברצוני להדגיש, הבקרה על תהליך כזה היא להערכתי שרות מתבקש של כל מעביד מול מנהל ההסדר הביטוחי בארגון, שגיאה מצטברת באפיק כל שהוא תגרום לפגיעה ישירה בתנאי הפרישה של העובד ובסכומים שנצברו לזכותו בקרנות השונות .

תאומי מס וב"ל – בדיקת תאימות הדיווח במערכת המידע בהשוואה לכתוב באישורי המס ואשורי ב"ל, נדרשת בדיקה פרטנית של הזנת האישור במערכת השכר המעביד , תיקון חישוב שגוי יחסוך בעתיד דרישות כספיות עם רבית והצמדה מהרשויות. שימו לב הפרשת המעביד לב"ל אינה מושפעת מתאום ב"ל לעובד במשרה נוספת.

הערכות מיוחדת
שימוש נוסף שניתן לביצוע שאינו קשור בהכרח לסוף שנת מס היא ההערכות כתוצאה מהשינויים שהמפקח על הביטוח חוקק .
המלצתנו היא לבצע בדיקה עפ"י המשתנים כמו התקרה המוכרת להפרשה לתוכנית קצבה, תקרת הכנסה המזכה, התייחסות לביטוח חיים ריסק או שאינו ריסק וכד', פטור לפיצויים , נתונים המשפיעים ישירות על הנטו של העובד ועל החסכונות והביטוחים שלו באפיקים השונים לעת פרישה או בגמר חשבון.

טיפים נוספים
- יש לוודא שהפרשים עבור שנים קודמות נכללים בחישוב במסגרת מס מצטבר שיאפשר חישוב המס הנמוך האפשרי בגין הפרשים אלו ( עד 6 שנים אחורה).
- אם ישנן תרומות של עובדים ולמעביד יש אישור משלטונות המס, ניתן לבצע זיכוי בגובה של 35% בגין תרומות אלה החל מסכום מזערי ועד לתקרה של עד 25% מהשכר השנתי.
- חופשת קיץ – עובדת הוראה בחופשת לידה בתקופת חופשה מלימודים המעביד והעובד פטורים מתשלום ב"ל על משכורת שמשולמת לעובדת בתקופה בה היא שוהה גם בחופשת לידה.
מומלץ לברר את חלקיות המשרה המצטברת לשם תקינות דוחות חבות לפיצויים, יתרות ושווי כסף של חופשה והבראה.
- מומלץ לבדוק את הגדרות סמלי התשלום (שכר מבוטח, שכר למשמרות, תשלום נוסף חד פעמי, סמלי גילום ) והגדרות של קופות הפנסיה וקופות הגמל – הגדרות לא נכונות גורמות לחישובי מיסוי וניכויים לא תקינים.
נתונים אלה נבדקים תמיד בביקורות מס הכנסה וביטוח לאומי.



לסיכום:
קצרה היריעה מלהכיל את כל האפשר מבחינת שימוש במערכות מידע לצורך ביצוע תהליכים תקינים בסוף שנה.
עלי להדגיש כי מערכת מידע שמשמשת את הארגון לאורך כל השנה מקטינה מאוד את הצורך בהערכות מיוחדת של הארגון לקראת סוף שנה מאחר שבאופן שוטף הפעולות העיקריות מתבצעות ומאחזרות את המידע הרצוי